E-mail : cure de désintoxication en 8 leçons

Diaporama : Vous perdez les pédales face à l'avalanche de mails reçus chaque jour ? Êtes-vous sûr d'être si bien organisé ? Voici quelques conseils visant à améliorer votre productivité, et nous l'espérons, baisser votre stress.
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Image: 1/8 Publiée par Thomas Pontiroli
Crédit : DR
 

1/ Fermez votre boîte mail (si, si)


Cessez de subir la réception d'e-mail et de travailler comme un standardiste débordé. Reprenez le contrôle sur votre boîte de réception, et choisissez les moments où vous les consultez. Quelles sont les heures importantes pour vos missions ? Andrew Filev, PDG de Wrike et expert en gestion de projet, recommande ainsi de noter le nombre de messages importants (demandant une réponse rapide), reçus chaque fois que vous vérifiez vos mails.
Si vous constatez que le nombre de fois où vous consultez votre messagerie atteint une valeur à deux chiffres, réévaluez votre comportement pour voir si vous avez réellement besoin de consulter votre boîte aussi souvent.
Si le geste de fermer Outlook est trop violent pour vous, une solution transitoire : le mode « hors connexion ».

2/ Supprimez ces fichues alertes


Par défaut, il se peut que votre logiciel de messagerie soit configuré sur l'envoi de notification à chaque message reçu. Si vous n'êtes pas encore prêt à fermer votre Outlook, supprimer les notifications est une bonne solution.
Recevoir beaucoup de messages est une chose, être alerté sans cesse toute la journée en est une autre, et cela peut fortement nuire à votre concentration et votre efficacité... Surtout (cf. slide précédente), que bon nombre de ces messages sont, bien souvent, ni importants, ni urgents. Si vous travaillez sur le Web, vous serez bien assez sollicités avec les liens, publicités, partages sur les réseaux sociaux, etc. Autant limiter ces sollicitations.
Si vous utilisez Microsoft Outlook, rendez-vous sur cette page pour paramétrer les alertes reçues sur le bureau.

3/ Rencontrez vos collaborateurs !


Plutôt que de multiplier les échanges par e-mail, avec les délais de réponse que cela suppose - d'autant que celles-ci peuvent très bien intervenir alors que vous êtes replongés en plein travail, êtes parti en réunion où le mail a été banni, ou êtes en déplacement -, préférez collaborer en personne. Combien de collaborateurs avec qui vous échangez via Outlook sont... dans le même bureau que vous ? Combien sont au même étage ? Ou à celui du dessus, ou du dessous ? En privilégiant une relation humaine, vous cernerez mieux les besoins de chacun, renforcerez vos relations, et bonus : vous désamorcerez peut-être même des malentendus ! Eh oui, rappelez-vous les fois où vos e-mails ont mal été interprétés, car une tournure ne revenait pas à votre interlocuteur...
Un contact externe ? Décrochez votre téléphone ! Au moins, votre message ne restera pas lettre morte.

4/ Soyez à la page, utilisez Slack !


En novembre 2015, Stewart Butterfield, fondateur de Slack, n'y allait pas de main morte avec l'e-mail. Dans une saillie inspirée et largement relayée par la presse, il affirmait : « L'e-mail sera le cafard d'Internet. Je pense qu'il ne nous reste que 30 ou 40 années avant qu'il ne disparaisse. » Il faut dire qu'il compte bien y contribuer, avec Slack. C'est l'outil de collaboration à la mode dans les start-up : une simple page Web, un flux de messages (à la Facebook, sans algorithme), des chaînes de discussion dans un panneau de droite, et c'est à peu près tout. Slack est minimaliste mais puissant. Une chaîne peut correspondre à un projet, et elle rassemble tous les échanges. De cette façon, vous cloisonnerez vos échanges externes (e-mails) et internes (Slack, mais aussi Trello, ou les fameux réseaux sociaux d'entreprise, comme Yammer, Jive... mais il faut dire qu'ils sont parfois assez lourds).

5/ Domptez donc votre smartphone


Le smartphone est très confortable pour gérer ses e-mails, il permet d'être hyper réactif, d'occuper son temps dans les transports en commun, etc. Mais une fois venu le soir, et même le temps du couché, sans parler de ses weekends et des vacances, il devient le cheval de Troie de l'entreprise, amenant du stress dans votre intimité.
Certaines entreprises (on pense notamment aux start-up), postes à responsabilités ou situations de crise, en effet, demandent ce niveau de disponibilité. Mais globalement, c'est contreproductif. Plutôt que de montrer un sens accru de l'organisation pouvant réduire le stress... ce comportement produirait l'effet inverse. À savoir, augmenter le stress et nuire à la productivité, selon une étude récente du Future Work Centre de Londres.
Comme sur votre PC, ne supprimez pas forcément votre compte Exchange. En revanche, coupez les alertes !

6/ Ne tendez pas le bâton


Pour limiter la pression de l'e-mail, observez quelques bonnes pratiques vraiment simples. La première : ne répondez pas à des e-mails qui ne demandent pas de réponse. Un « ok » ou « bien reçu » peut vite prendre du temps pour vous, et votre destinataire, et n'apportera rien. Au pire, il y a l'accusé de réception. Deuxième truc : lorsque vous écrivez un nouveau message, évitez de mettre un maximum de personnes en copie. Sont-elles bien concernées par votre message ? Peut-être que cela vous rassure, mais chaque copie constitue autant de chances d'avoir une réponse de type « ok, merci » - souvent inutile - et donc une nouvelle sollicitation... ce que nous voulons justement éviter. Enfin, mettez-vous à leur place. Pensez-vous qu'un manager n'est pas déjà assez sollicité ?

7/ Le printemps arrive : faites le ménage


Au fil du temps, le filtre anti-spam peut finir par déborder et laisser passer des « pourriels » nuisibles. Sans que vous le sachiez, votre adresse mail est sans doute passée entre beaucoup de mains, être inscrite à des campagnes publicitaires, des listes d'envoi d'attachés presse, de commerciaux, ou des newsletters sans intérêt. Très souvent, il suffit de se rendre en bas de chaque courrier pour y trouver un lien bien pratique : "Se désinscrire". Cliquez !
Vous mesurerez alors à quel point les messages non-pertinents étaient nombreux à vous assaillir chaque jour. En plus, vous ferez un geste pour l'environnement, en évitant à des serveurs d'envoyer et de stocker ces mails.

8/ Courage, vous allez y arriver


Consolider une nouvelle habitude peut prendre un, deux, voire jusqu'à 9 mois pour être effectif, explique Andrew Filev. La nouvelle habitude que vous souhaitez installer vise à en remplacer une autre, bien enracinée, ce qui peut être difficile. Mais cela ne doit pas vous arrêter. Si au bout d'un mois, ne vérifier votre boîte mail que trois ou quatre fois dans la journée continue à vous rendre nerveux, réaffirmez pourquoi vous avec cet objectif.

À lire : Pourquoi est-ce si dur de se déconnecter du travail
Modifié le jeudi 12 janvier 2017

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