"La nécessaire fusion des systèmes de BPM et de GED"

Le document électronique est désormais un élément incontournable dans l'entreprise, mais souvent encore cloisonné et non corrélé à un système d'information réellement unifié. En effet, de manière historique, les entreprises ont eu tendance à se focaliser sur des aspects spécifiques tels que la numérisation ou, dans le meilleur des cas, à une GED « artisanale » et généralement sous-exploitée.

C'est finalement avec la démocratisation des solutions de BPM (business process management) que les notions de gestion et de circulation de documents électroniques, mais également de traçabilité ont commencé à prendre du sens. Là encore, une phase d'ajustement a été nécessaire et portée par des éditeurs spécialisés qui ont accompagné leurs clients dans l'intégration d'applications de workflow en phase avec leur logique métier. En raison des évolutions technologiques, mais surtout comportementales majoritairement liées à la multiplication des échanges dématérialisés, les entreprises cherchent aujourd'hui à s'appuyer sur des infrastructures industrielles combinant gestion des processus métier (BPM) et gestion électronique de documents (GED) à valeur ajoutée.

Véritable enjeu de productivité pour les entreprises, l'intégration de ces systèmes leur permettra, d'une part, d'accéder en temps réel aux documents souhaités tout en connaissant le statut d'avancement de ces derniers (en validation...) et, d'autre part, de décloisonner l'information dans l'entreprise en la rendant accessible à ses différentes composantes. Le document devient alors totalement dynamique ! BPM et GED sont donc indissociables dans les faits, mais souvent encore déployés indépendamment. L'on constate néanmoins différentes initiatives (fusion d'acteurs ou encore partenariats technologiques) qui tendent à donner plus de sens à la gestion de documents.

Cette évolution a également été portée par différents secteurs d'activité, notamment les grands groupes dans le monde de la banque et de l'assurance qui, de par la nature de leurs activités et leur organisation décentralisée, recherchent constamment à améliorer le travail collaboratif et à le structurer (gestion des autorisations d'accès des collaborateurs, accès en temps réel aux documents, circuits d'approbation...) Une fois ces éléments réunis, les entreprises peuvent alors accroître la satisfaction de leurs clients et améliorer leurs parts de marché.

Séduisante sur le papier, cette unification de la GED et du BPM est pour autant un chantier complexe à mettre en œuvre et reste principalement destinée aux grands comptes. Cela s'explique principalement par la nature des projets concernés qui s'adressent la plupart du temps à plusieurs centaines voire à plusieurs milliers d'utilisateurs. Pour garantir la pertinence d'un déploiement de ce type, il est important de bien préparer en amont son projet et de l'aborder par le prisme fonctionnel et non purement technologique. Grâce à ce type d'approche, les fournisseurs du marché réorientent progressivement leur positionnement et s'efforcent d'apporter une réponse métier à leurs clients, réponse tournée vers une gestion unifiée du document (quelle que soit son origine : texte, image...)

Véritable révolution dans le domaine du traitement de documents, l'approche de gestion unifiée prônée par les DSI devrait donc rapidement se démocratiser et passer d'un stade de projet à une réalité opérationnelle. Reste néanmoins à faire évoluer les mentalités, notamment au niveau des fournisseurs, et à associer leur savoir-faire en amont du processus de développement pour proposer des offres cohérentes. Partenariats, fusions... autant de rapprochements qui devraient prochainement faire couler beaucoup d'encre.

Laurent Hénault, président du directoire de W4.